¿Que es un sistema de gestión de proyectos?
Para definir lo que es un sistema de gestión de proyectos o PMS (por sus siglas en inglés Project Management System) debemos primero entender que es un sistema.
La palabra “sistema” tiene dos definiciones distintas:
- Un conjunto de principios y procedimientos que dictan como se hace algo.
- Un conjunto de partes que forman un todo complejo.
Por lo tanto, dependiendo de la definición que estemos usando, un sistema de gestión de proyectos también puede tener dos significados diferentes.
El primer significado se refiere a todo el sistema de procesos y principios sobre cómo completar un proyecto. Esta definición abarca toda la gestión de proyectos y cómo se cruza con el resto de la organización.
El segundo significado generalmente se refiere a la tecnología o software de gestión de proyectos. La mayoría de la literatura que hace referencia a los sistemas de gestión de proyectos habla de este tipo de sistema.
Son las aplicaciones y herramientas utilizadas para planificar, organizar y administrar el proyecto complejo.
Estos pueden incluir aplicaciones de software generales, como hojas de cálculo y aplicaciones de correo electrónico. También puede incluir aplicaciones específicas de gestión de proyectos como Gestor. La tecnología de gestión de proyectos se puede utilizar para muchos aspectos del proyecto, incluidos los siguientes:
- Crear estimaciones para actividades
- Crear, actualizar e informar cronogramas
- Seguimiento de costos y presupuestos
- Distribuir recursos
- Registro y gestión de riesgos.
- Controlar los cambios del proyecto
- Compartir información del proyecto y actualizaciones
¿Que es Gestor y como se diferencia de otros Sistemas?
Gestor es un sistema de gestión de proyectos que está enfocado en equipos de asesorías, contadores y abogados, por lo que incluye características que otros sistemas no ofrecen.
Gestor basa su sistema en dos características principales:
- Gestión de Ordenes de Trabajo
- Gestión de Planes de Servicios Mensuales
Dentro de estas dos características principales, se incluyen muchas funcionalidades y herramientas enfocadas específicamente en oficinas de asesoría contable-legal.
Las Ordenes de Trabajo corresponden a pequeños proyectos o solicitudes del cliente para realizar algún tipo de trabajo o encargo, por ejemplo, “Constitución de sociedad”
En Gestor una Orden de Trabajo incluye:
- Tiempos de inicio y término
- Asignación de responsables
- Tareas y Honorarios
- Presupuesto de Gastos
- Provisiones de Fondo
- Notas y Adjuntos
- Facturas asociadas
Por otra parte, los Planes de servicios mensuales corresponden a servicios que se realizan cada mes para un cliente, por ejemplo, “Servicio de contabilidad mensual”
En Gestor un Plan de Servicios Mensual incluye:
- Tiempos de inicio y término (pudiendo ser indefinido)
- Asignación de responsables
- Precios mensual del servicio
- Precio dinámico basado en remuneraciones procesadas
- Precio por acceso a software (contable, facturación)
- Notas y Adjuntos
- Facturas asociadas
El flujo de Trabajo
En Gestor se utiliza un flujo de trabajos muy sencillo basado en etapas y responsabilidades de los usuarios.
Las principales responsabilidades de los usuarios son Responsable y Profesional:
- Responsable: Es quien crea una orden de trabajo o plan de servicio, y quien lo supervisa hasta que se complete.
- Profesional: Es quien realiza las tareas necesarias para completar el trabajo.
Las etapas o estados por los que pasa un trabajo son:
- Borrador: Un trabajo en creación que aun no se inicia
- Abierto: Listo para ser ejecutado por el profesional
- En Progreso: El profesional está trabajando en ello
- Resuelto: El profesional ha resuelto la ejecución de tareas
- En Revisión: El responsable o supervisor está revisando
- Aprobado: El responsable o supervisor lo ha aprobado
- Terminado: El responsable o supervisor ha finalizado el trabajo
A través de este flujo de trabajo se puede avanzar o retroceder hasta que el trabajo esté completamente terminado, lo que significa que podrá facturarse al cliente.
El flujo de Servicio Mensual
Para los planes de servicios mensuales Gestor también utiliza un flujo sencillo basado en etapas y responsabilidades de usuario:
Las responsabilidades en los servicios mensuales son idénticas a los trabajos, considerando un Responsable (supervisión) y un Profesional (ejecución)
Pero las etapas son distintas, de hecho dado que el servicio mensual puede estar definido por un periodo de tiempo (varios meses) o bien de forma indefinida, es que el servicio puede permanecer mucho tiempo en el estado “Vigente”:
- Borrador: Un plan en creación que aun no se inicia
- Vigente: En ejecución
- Suspendido: Suspendido temporalmente (incluso la facturación)
- Finalizado: El servicio se ha finalizado
Cuando un plan de servicio está vigente, se deberá aprobar mensualmente un registro, de forma que se pueda posteriormente facturar al cliente.
Colaboración
Gestor facilita la colaboración de todo el equipo de trabajo, tanto con las ordenes de trabajo como en los servicios mensuales.
En los trabajos es posible añadir honorarios, presupuestos de gastos, provisiones de fondo y también notas que pueden incluir documentos adjuntos.
En los servicios mensuales se pueden incluir cantidad de remuneraciones procesadas en el periodo y añadir notas con archivos adjuntos.
Toda esta información es visible por los involucrados en el trabajo o servicio, pero también por los administradores.
Dashboard
El dashboard es un panel de visión rápida que contiene un resumen de todo lo que esta ocurriendo.
Cada usuario tiene visión sobre “Mis Trabajos y Servicios” es decir donde está involucrado ya sea como Responsable o Profesional
Los Administradores tienen mas privilegios y pueden tener una “Vista Global” que despliega un resumen general de toda la compañía.
Cada cuadro de resumen despliega la cantidad de elementos en ciertos estados:
- Trabajos en Borrador: Son los trabajos que están en creación (solo visibles por Responsable o Administrador)
- Trabajos sin Resolver: Son todos los trabajos que no se han terminado (Abiertos, En Progreso, Resuelto, En Revisión, Aprobado)
- Trabajos Abiertos: Son los trabajos que se encuentran en estado abierto, que aun no se inicia la ejecución
- Trabajos en Espera: Son los trabajos que pasaron de estar abiertos, pero aun no se terminan
- Servicios en Borrador: Son los servicios que están en creación (solo visibles por Responsable o Administrador)
- Servicios Vigentes: Son los servicios que se pueden facturar mensualmente
- Servicios Suspendidos: Son los servicios que se encuentran detenidos, no se pueden facturar, pero no están finalizados
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